Sanal Sekreter, masa başındaki takip, hatırlatma, kontrol ve rapor işlerini her gün sizin yerinize yapan, dışarıya ne gidecekse önce size onaylatan dijital asistandır. Sanal Sekreter menüsünde görevler serbest metin değil, hazır katalogdan seçilir; her kartta ne yaptığı, hangi veriye baktığı, tahmini kaç dakika kazandırdığı ve Örnek çıktı (örnek kişi ve kayıtlarla hazırlanmış mesaj / rapor) yazar. Sanal Sekreter › Nasıl çalışır? sayfası aynı anlatımı şemayla gösterir.
Akış: Veri → Görev çalışır (zamanı gelince; otomatik işler 15 dakikada bir bakar) → Taslak → Onay kutusu → Gönderim (mesai içinde) → İş kaydı. Yalnız rapor et seviyesinde taslak ve onay adımı yoktur, size bilgi düşer; Doğrudan yap seviyesinde onay adımı atlanır.
Katalogdaki görevlerden bazıları: uzun süredir açık servis kayıtları, dönüş alınamayan teklifler, vadesi geçen tahsilatlar, vadesi yaklaşan fatura için müşteriye nazik hatırlatma taslağı, yarınki randevu hatırlatması, kritik stok seviyesi, periyodik bakımı yaklaşan müşteri cihazları, bitişi yaklaşan müşteri sözleşmeleri, deneme süresi dolan personel, yıllık izin hakkı ve yüksek izin bakiyesi, gün sonu özeti, haftalık 1 sayfalık yönetim özeti, aylık karne, doğum günü ve iş yıldönümü tebriği, bayram / özel gün mesajı, anket hatırlatma. Firmanızın modülünde olmayan görev listede görünmez.
- Görevleri seçin — Hiçbir görev kendiliğinden açık değildir. İlk girişte Sanal Sekreter › Pano yerine “Nasıl çalışır” anlatımı ve sihirbaz açılır: firma tipinize göre başlangıç paketini (Teknik servis firması, Her firma için temel) tek tıkla seçin, sorumlu kişiyi belirleyin; ya da Sanal Sekreter › Görevler sayfasından tek tek açın.
- Yetki seviyesini belirleyin — Yalnız rapor et: kontrol ve rapor işleri için, kimseye mesaj gitmez. Taslak hazırla, onaya düşsün (varsayılan, başlangıçta önerilen): dışarıya gidecek her mesajı önce siz görürsünüz. Doğrudan yap: metninden emin olduğunuz rutin mesajlar (doğum günü, randevu hatırlatması) için; yine mesai dışında gönderilmez. Müşteriye vade hatırlatması gibi bazı görevler yalnız taslak çalışır.
- Ayarlayın — Görev kartındaki Ayarlar: saat ve günler (her gün / iş günleri / haftanın günleri / ayın günü ya da yeni kayıt geldikçe), kapsam, sorumlu ve ek alıcılar, kanallar (panel bildirimi, telefon bildirimi, e-posta, SMS, WhatsApp — firmanızda tanımlı olanlar), mesaj metni ({ad} {liste} {adet} {firma} {tarih}) ve “dakika karşılığı”. Pencerenin üstünde kayıtlı ayarlarla Örnek çıktı görünür.
- Deneyin — Şimdi çalıştır (deneme) görev şu an çalışsa kime, hangi kanaldan, hangi metinle ne yapacağını firmanızın gerçek kayıtlarıyla gösterir; hiçbir şey gönderilmez, yapay zekâ çağrılmaz.
- Onaylayın — Sanal Sekreter › Onay kutusu: taslağı önizleyin, düzenleyin, Onayla ve gönder ya da Reddet; birden çok taslağı toplu onaylayın. Telefonda ana ekrandaki Onay kutusu kutucuğundan da yapılır.
- İzleyin — Pano: bugün yapılanlar, bekleyen onaylar, son 30 günün karnesi, “Bu hafta şunları yaptı” zaman çizelgesi ve Önerilen yeni görevler (kapalı görevlerin firmanızda bulacağı iş sayısı; ör. “3 gönderilmiş teklif dönüş bekliyor”). İş kaydı: her çalıştırma ve eylem, sonucu ve onaylayanı.
Bir gün örneği (varsayılan saatler, her görevde değiştirilebilir): 09:00 uzun süredir açık servisler teknisyenlere, 10:15 (Pzt / Çar / Cum) dönüş alınamayan teklifler temsilcilere, 16:00 yarınki randevu hatırlatması müşterilere, 18:00 gün sonu özeti size, Pazartesi 08:30 haftalık yönetim özeti.
Ne yapmaz: SGK bildirimi yapmaz; e-imza atmaz; personel ya da müşteri adına karar vermez; fiyat pazarlığı yapmaz, fiyat uydurmaz; telefonla arama yapmaz; sisteme girilmemiş bilgiyi bilemez (ör. kartta doğum tarihi yoksa tebrik hazırlayamaz); kayıt silmez; hazır görevler kayıtlarınızı değiştirmez (İş ver’de yalnız sizin önizleyip onayladığınız değişikliği yapar).
Kim ne yapar? Sekreterin müdürü “yönet” yetkisi olan kişidir (firma yöneticisi otomatik): görevleri açar / kapatır, ayarları ve onay zincirini belirler; başkasına vermek için Ayarlar › Kullanıcılar & Yetkiler › kişi › Modül yetkileri › Sanal Sekreter. Günlük kontrolü taslakların sorumlusu yapar: görevde seçilen sorumlu → yoksa genel sorumlu (Ayarlar) → o da yoksa firma yöneticisi; sorumlu Onay kutusunda kendi taslaklarını görür. Sekretere iş verenler: hazır görevleri yalnız müdür açar; anlık istekleri (İş ver) “Sekretere iş verebilir” yetkisi olanlar verir (firma yöneticisi otomatik, diğerlerine varsayılan olarak verilmez) ve herkes yalnız kendi yetkisi kadar iş verebilir. Raporlar görev sorumlusuna ve ek alıcılara, İş ver sonuçları işi verene gider; her şey İş kaydına yazılır. Onay vermezseniz taslak bekler; Sanal Sekreter › Ayarlar › Onay zinciri’nde açarsanız N saat sonra sorumlunun üst yöneticisine (firma yöneticisi) devredilir; sorumlu izinliyse (personel izin kaydı, “İzindeyim” işareti ya da pasif) vekili onaylar. Ayrıntı ve şema: Sanal Sekreter › Nasıl çalışır? › Kim ne yapar?.
İş ver — Sanal Sekreter › İş ver (telefonda “Sekretere iş ver”): doğal dille ya da mikrofonla yazın; sekreter isteği sabit bir iş listesine eşler — Excel raporu, Word belgesi (firma antetli; yazdır / PDF), teklif taslağı, personel taşıma, toplu mesaj taslağı, görev / iş atama, hatırlatma, veri sorusu. Örnekler: “Bu ayki servis kayıtlarını Excel olarak ver”, “Örnek Ticaret’e klima bakım teklifi hazırla”, “SRV-2026-000123 nolu servisi Can’a ata”, “Yarın 10:00’da bana tahsilat aramalarını hatırlat”, “Kaç açık servisim var?”. Kod ya da sorgu çalıştırmaz; belirsizse tek bir soru sorar, yapamayacağını dürüstçe söyler. Değişiklik yapan işler önce önizleme gösterir, “Onayla ve yap” demeden hiçbir şey değişmez; dışarıya mesaj yalnız Onay kutusuna taslak düşer, teklif taslağı gönderilmez. Dosyalar 30 gün saklanır, yalnız isteyen ve yöneticiler indirir; her iş İş kaydı › Verilen işler’e yazılır. Yapay zekâ kapalıysa anahtar kelime ve Formla ver ile çalışır.