Firmanızın WhatsApp numarası Ayarlar › SMS / Mail / WhatsApp sayfasından QR kodla bağlıysa, müşterilerinizin bu numaraya yazdığı mesajlar otomatik yanıtlanabilir. İki seviyesi vardır:
1) Servis durumu sorgulama (temel)
- Müşteri fiş numarasını (ör. SRV-2026-00123) ya da “servis durumu”, “cihazım ne oldu”, “hazır mı” gibi bir mesaj yazınca kaydın durumu, tahmini teslim tarihi ve takip bağlantısı otomatik gönderilir.
- Fiş numarası yerine servis formundaki özel alan değeri (ör. araç plakası, şasi / seri no) yazılsa da kayıt bulunur.
- Bilgi yalnızca kayıtta yazan telefon numarasına verilir; başkasının fiş numarasını yazan kişiye bilgi gitmez. Sıradan sohbetlere ve “tamam / teşekkürler” gibi kapanış mesajlarına karışmaz.
- Açma/kapama ve tetikleyen kelimeler: Ayarlar › SMS / Mail / WhatsApp › WhatsApp’tan servis durumu sorgulama.
WhatsApp’tan arıza kaydı (v1.50)
Ayarlar › SMS / Mail / WhatsApp › WhatsApp’tan arıza kaydı açılsın açıkken (servis durumu sorgulaması da açık olmalı) müşteri “arıza kaydı”, “servis istiyorum” ya da yalnızca KAYIT yazdığında bot kaydı adım adım açar:
- Cihazı ve arızayı tek mesajda ister (mesajda zaten anlatılmışsa bu adım atlanır).
- Numara kayıtlı bir müşteriye ait değilse ad soyadını sorar.
- Cihazı getirecek mi (1) yoksa adrese mi gelinsin (2) sorar; kayıtlı adres varsa “bu adrese mi?” diye teyit eder, yoksa adresi ister.
- Talep Teknik Servis › Online Talepler listesine WhatsApp etiketiyle düşer, müşteriye talep numarası (ör. T123) yazılır, yöneticilere bildirim gider. Talebi tek tıkla ürün kabule dönüştürürsünüz.
- Açık servisi olmayan numarada “bozuldu / çalışmıyor / açılmıyor” gibi mesajlar da kaydı başlatır; açık servisi olan müşteri bu kelimeleri yazarsa durum bilgisi verilir.
- Müşteri istediği an iptal yazarak vazgeçer (kampanya iznini etkilemez). Yarım kalan sohbet 30 dakika hatırlanır; bir numaradan günde en fazla 3 kayıt açılır.
- Sohbetin tamamı Mesajlar › WhatsApp gelen kutusu ekranında görünür; talep kartındaki sohbet bağlantısı yazışmayı açar.
2) Akıllı WhatsApp asistanı (yapay zekâ)
Ayarlar › Yapay Zekâ sayfasında Akıllı WhatsApp asistanı açıksa, müşteri serbest cümlelerle soru sorabilir; asistan yalnız o numaraya ait kayıtlara ve sizin yazdığınız firma bilgilerine dayanarak doğal bir dille yanıtlar:
- “Telefonum ne durumda, ne zaman hazır olur?” → durum, tahmini teslim, takip linki.
- “Ne değişti, ne kadar tuttu?” → tespit edilen arıza, yapılan işlem, parça ve işçilik (fiyatlar takip sayfası ayarınıza göre gösterilir), durum geçmişi.
- “Fotoğraf atar mısınız?” → kayıttaki müşteriye açık fotoğrafları WhatsApp’tan gönderir.
- “Adresiniz nerede?” → adresi yazar ve konum pini gönderir.
- Selamlaşma, son konuşulan kaydı hatırlama (30 dakika), birden çok kaydı olan müşteride doğru kaydı seçme.
- Bilmediği konuları (yeni arıza için fiyat, şikâyet, garanti anlaşmazlığı, randevu, “yetkiliyle görüşmek istiyorum”) kibarca personele devreder: Gelen bildirimler’e “WhatsApp sorusu” düşer ve yöneticinin telefonuna bildirim gider.
- Fiyat, tarih, stok veya kampanya uydurmaz; kayıtta olmayan bilgiyi vermez. Bir numaraya günde en fazla 150 yanıt verir.
Firma bilgileri kutusuna (Ayarlar › Yapay Zekâ) çalışma saatleri, kargo ile kabul, garanti koşulları gibi bilgileri yazın; asistan müşteriye bunları da söyleyebilir. Tüm sorular ve yanıtlar Mesajlar › Gönderilen mesajlar kaydında “Yapay zekâ yanıtı” olarak görünür.