Teklif takibi: hangi teklif kazanılacak, nerede güçlüsünüz, hangisi zararına gidiyor?

Teklif hazırlamak işin yarısıdır. Diğer yarısı, verilen tekliflerin takibidir: hangisi kapanmak üzere, hangisi unutuldu, hangisi zararına fiyatlandı, onaylanınca malzeme yetecek mi? Bu soruların cevabı yoksa teklif sayısı artar ama satış artmaz.

1. Teklifleri aşamalara ayırın: satış hunisi

Her açık teklif aynı noktada değildir. Basit üç aşama çoğu işletme için yeterlidir:

• Görüşme — ihtiyaç konuşuldu, teklif hazırlanıyor,
• Teklif verildi — müşteri teklifi aldı, yanıt bekleniyor,
• Pazarlık — fiyat, ödeme ya da kapsam üzerinde konuşuluyor.

Teklifleri sütunlarda görmek ve sürükleyerek aşama değiştirmek, satış toplantısını beş dakikaya indirir. Her teklife bir kazanma olasılığı ve beklenen karar tarihi verildiğinde, “bu ay ne kadar satış bekliyoruz” sorusunun cevabı da çıkar: açık tekliflerin tutarı × olasılığı, yani ağırlıklı beklenti.

2. Tekliften sonra arayın — ama ne zaman?

Teklif gönderildikten sonra müşteriyi aramak kazanma ihtimalini belirgin biçimde artırır; sorun, aramanın unutulmasıdır. Teklif gönderilirken “3 gün sonra ara” gibi bir hatırlatma kurmak ve görüşme notunu teklife yazmak yeterlidir. Müşterinin teklifi kaç kez açtığını görmek de doğru zamanı seçmeye yardım eder.

3. Nerede güçlüsünüz? Teklif haritası

Teklifleri işin yapılacağı adrese göre haritaya koyduğunuzda, kazandığınız ve kaybettiğiniz bölgeler kendiliğinden ortaya çıkar. İl bazında kazanma oranı; satış ekibini nereye yönlendireceğinizi, hangi bölgede fiyatı ya da hizmeti gözden geçirmeniz gerektiğini gösterir. Sahadaki biri için “şu an bulunduğum yere yakın, yanıt bekleyen teklifler” listesi de uğrayıp yüz yüze takip fırsatı verir.

Teklifin adresi çoğu zaman müşterinin merkezi değil, şantiye ya da tesistir; teklife ayrı bir uygulama adresi girilebilmesi bu yüzden önemlidir.

4. Zararına teklifi gönderilmeden yakalayın

Kalem maliyetleri teklife girildiğinde her teklifin kâr marjı hesaplanır. Firma için bir alt sınır belirleyip (ör. %15) bunun altındaki teklifin yönetici onayı olmadan müşteriye gitmemesi, indirim yetkisini kontrol altına alır. Onay, verildiği andaki marja bağlı olmalıdır: teklif sonradan daha da ucuzlatılırsa yeniden onay gerekir.

5. Onaylanan teklifin malzemesi var mı?

Aynı ürün aynı anda birkaç teklifte yer alabilir. Depoda 1 adet varken üç müşteriye teklif verilmiş olabilir; ikinci teklif onaylandığında ürün artık yoktur. Bunu fark etmenin yolu, depodaki miktardan başka onaylanmış ama henüz faturalanmamış tekliflere ayrılan miktarı düşmektir. Onay anında stok yetmiyorsa uyarı çıkması ve eksik miktarın tek tuşla tedarikçiye siparişe çevrilebilmesi, “söz verdik ama malzeme yok” durumunu önler.

Takip edilecek ölçüler

• Kazanma oranı — kazanılan ÷ (kazanılan + kaybedilen), temsilci ve bölge bazında,
• Kayıp nedenleri — fiyat mı, süre mi, rakip mi?
• Ortalama yanıt süresi — teklif gönderildikten kaç gün sonra karar veriliyor?
• Ağırlıklı beklenti — açık tekliflerin olasılıkla çarpılmış toplamı,
• Ortalama kâr marjı — kazanılan tekliflerde marj düşüyor mu?

Nora Servis ile teklif takibi

Nora Servis’ta Teklifler menüsünde Satış Hunisi ve Teklif Haritası bulunur. Teklif sayfasında kârlılık, kâr marjı onayı, stok durumu, konum ve takip notları yer alır; Teklif Ayarları’ndan en düşük kâr marjı belirlenir. Müşterinin online onayı dahil her onayda stok kontrol edilir.