Satın alma onay süreci: personel talep eder, yetkili onaylar, sipariş takip edilir

Teknik serviste parçayı en iyi bilen kişi teknisyendir; hangi parçanın gerektiğini, kaç tane lazım olduğunu o söyler. Ama siparişi doğrudan teknisyen verdiğinde iki sorun çıkar: aynı parça iki kez sipariş edilir ya da ihtiyaçtan fazlası gelir, rafta bekler. Tersi de olur; sipariş verilir, kimse takip etmez, müşteri haftalarca “parça bekliyoruz” cevabı alır.

Çözüm teknisyeni süreçten çıkarmak değil, süreci talep → onay → gönderim → teslim adımlarına ayırmaktır.

1. Talebi ihtiyacı bilen açsın

Teknisyen ya da depo sorumlusu siparişi kendisi açar: tedarikçi, ürün, miktar. Servis için gereken parça servis kaydının içinden istenirse sipariş o kayda bağlanır; parça geldiğinde kimin, hangi müşteri için beklediği bellidir.

Kritik stok seviyesi tanımlı ürünler için talep beklemek bile gerekmez: seviyenin altına inen ürünler tedarikçiye göre gruplanmış bir “sipariş verilecekler” listesinde durur, tek tıkla siparişe dönüşür.

2. Onay: miktarı ve gerekliliği bir kişi kontrol etsin

Onay adımının amacı bürokrasi değil, ikinci bir gözdür. Yetkili kişi talebi görür ve üç şeyden birini yapar:

• Olduğu gibi onaylar,
• Miktarı düzeltir (ör. 5 yerine 2 — rafta 3 tane olduğunu bilir),
• Gereksiz kalemi çıkarır ya da talebi tamamen reddeder.

Önemli olan iki kural: onaylanmayan sipariş tedarikçiye gönderilemesin ve onaylayan kişi ile tarih kayda geçsin. Böylece “bu siparişi kim verdi” sorusu hiç sorulmaz. Talep eden kişi onay ya da red bildirimini telefonuna alır; reddedildiyse nedenini görür.

Onay, işi yavaşlatmamalıdır. Yöneticinin açtığı sipariş açılırken onaylı sayılabilir; onay bekleyen siparişler bildirim ve menüdeki sayaçla görünür olmalı, mobil uygulamadan tek dokunuşla onaylanabilmelidir.

3. Gönderim ve termin

Onaylanan sipariş tedarikçiye WhatsApp ya da e-postayla, hazır bir metinle gider. Tedarikçinin verdiği teslim tarihi (termin) siparişe yazılır. Termini geçen sipariş listede kırmızıya döner, “3 gün gecikti” gibi açıkça görünür; tedarikçi aranır, yeni tarih girilir.

4. Mal kabul: gelen miktar girilsin, eksik açık kalsın

Tedarikçiler çoğu zaman siparişin bir kısmını gönderir. Mal kabulde gelen miktar girilir, stoğa o kadarı eklenir; kalan kısım siparişte açık kalır ve sonraki teslimatta alınır. Kalan beklenmeyecekse sipariş elle kapatılır.

Alış faturası da teslim alınan miktardan oluşturulmalıdır. Böylece fatura ile teslimat karşılaştırılır; stok mal kabulde girildiği için faturada tekrar işlenmez.

5. Takip edilecek ölçüler

Süreç kurulduktan sonra ayda bir şu sorulara bakmak yeterlidir:

• Ortalama tedarik süresi: Sipariş tedarikçiye gönderildikten kaç gün sonra geliyor?
• Zamanında teslim oranı: Tedarikçi verdiği termine uyuyor mu? Sürekli geciken tedarikçi, servis süresini uzatır.
• Alış fiyatı değişimi: Aynı ürünün alış fiyatı dönem içinde ne kadar arttı?
• Onay süresi: Talepler onayda kaç saat bekliyor? Onay darboğaz olmamalı.
• Onayda kırpılan tutar: Talep ile onay arasındaki fark, gereksiz alımın ne kadar önlendiğini gösterir.

Kontrol listesi

• Kritik stok seviyelerini en çok kullanılan parçalar için girin.
• Servis parçalarının servis kaydından istenmesini kural yapın.
• Onay adımını açın; kimlerin onaylayacağını belirleyin.
• Her siparişe termin girilmesini isteyin.
• Mal kabulü irsaliye geldiği anda yapın; faturayı teslim alınan miktardan oluşturun.

Nora Servis ile satın alma

Nora Servis’ta Stok › Satın Alma tek sayfadır: sipariş verilecekler, onay bekleyenler, açık, geciken ve teslim alınan siparişler sekmelerde; her siparişte sipariş, onay, gönderim, termin ve geliş adımlarını gösteren bir süreç çizgisi vardır. Personelin açtığı sipariş onaya düşer, yetkili kalem kalem onaylar; onaylayan kişi ve tarih görünür. Yönetim Raporları’ndaki Satın Alma & Tedarikçi raporu tedarikçi performansını ve alış fiyatı değişimini gösterir. Ayrıntılar için satın alma ve tedarikçi sipariş takibi sayfasına bakabilirsiniz.