Çok şubeli teknik serviste depo, kasa ve personel yetkisi

Tek dükkânda herkes her şeyi bilir: parça rafta mı, para kasada mı. İkinci şube açıldığında bu bilgi kaybolur. Bir şubenin personeli diğerinin deposundaki ürünü satar, depoda olmayan parça servise eklenir, tahsilat başka kasaya girer. Ay sonunda sayım tutmaz ve kimse farkın nereden çıktığını bilemez.

Temel kural: herkes kendi deposundan, kendi kasasına

Çok şubeli yapının özü tek cümledir: personel yalnız kendisine verilen depodan ürün çıkarır, aldığı para yalnız kendisine verilen kasaya girer. Başka depodaki ürün gerekiyorsa önce transferle gelir. Bu kural sayesinde her ürünün nereden geldiği ve nereye gittiği kayıt altında olur.

1. Şube, depo ve kasa yapısını kurun

• Her şube için en az bir depo ve bir kasa açın. Şubesi olmayan depo, yalnız yöneticilerin kullandığı merkez depo olarak kalabilir.
• Depo ve kasa adlarını şube adıyla başlatın (“Darıca Depo”, “Gebze Kasa”); karışıklığın önüne geçer.
• Bir deponun yanlış şubeye bağlanması en sık yapılan hatadır: o şubenin personeli başka şubenin stoğunu kullanmaya başlar. Kurulumdan sonra her şubenin kutusuna bakıp kontrol edin.

2. Personeli şubeye bağlayın

Şubeye bağlı personel yalnız o şubenin servis, teklif ve fatura kayıtlarını görür; listelerdeki sayılar ve özetler de o şubeye göre hesaplanır. Gerektiğinde personele kişiye özel depo veya kasa verilebilir; örneğin sahadaki teknisyenin aracı ayrı bir depo olarak tanımlanır.

3. Depo seçimini zorunlu yapın

Satış faturası, irsaliye ve servis parçasında ürünün hangi depodan çıktığı seçilmeden kayıt yapılmamalı. Personelin tek deposu varsa seçim kendiliğinden yapılır; birden fazlaysa seçmeden ilerleyemez.

4. Stoksuz çıkışı engelleyin

Şube personeli kendi deposunda olmayan ürünü düşmemeli. Ürün başka depoda varsa sistem bunu göstermeli (“diğer: Gebze Depo 5 adet”) ve transfer istemeli. Böylece eksi stok oluşmaz.

5. Transferi yetkiye bağlayın ve izleyin

Depolar arası transfer herkesin yapabileceği bir işlem olmamalı. Yetkili personel transferi kendi deposundan başlatır; çıkış ve giriş birbirine bağlı kaydedilir. Stok hareketlerinde “→ Gebze Depo’ya gönderildi”, “← Darıca Depo’dan geldi” gibi satırlar ürünün yolculuğunu gösterir.

6. Kasaları ayırın, parayı virmanla toplayın

Her personelin tahsilatı kendi kasasına girer. Gün sonunda personel elindeki parayı virmanla merkez kasaya ya da bankaya aktarır. Böylece hem şube kasası hem merkez kasası ayrı ayrı tutar.

Nora Servis ile kurulum

Nora Servis’ta şubeler, depolar, kasalar ve personel tek sayfada kutular hâlinde görünür. Personeli şube kutusuna, depo ya da kasayı personelin üstüne sürükleyip bırakmanız yeterlidir; telefonda önce depoya sonra personele dokunursunuz. Kullanılmayan depo ya da kasa menüden silinir; içinde stok veya bakiye varsa silinmez, geçmişi varsa pasife alınır. Aynı kurallar mobil uygulamada servis parçası ve sahada satışta da geçerlidir.

Ayrıntılar için çok şubeli teknik servis programı sayfasına bakabilirsiniz.